Gestión de bandeja de entrada

Uso de Copilot en Outlook para la Gestión de la Bandeja de Entrada

Copilot en Outlook ofrece herramientas avanzadas para manejar de manera eficiente una bandeja de entrada sobrecargada. Sus funciones incluyen identificar correos importantes y resumir hilos extensos, lo que ahorra tiempo y permite una mejor organización. A continuación, se describen estas capacidades con ejemplos prácticos:

1. Identificar y Priorizar Correos Importantes

Explicación

Copilot puede analizar el contenido y los remitentes de los correos para destacar los más relevantes. Esto se basa en palabras clave, frecuencia de interacción con los remitentes y otros factores contextuales.

Ejemplo

• Escenario: Tienes una bandeja de entrada con más de 50 correos y necesitas saber cuáles requieren atención inmediata.
• Prompt a Copilot:
  “Identifica los correos importantes de hoy relacionados con el proyecto X.”
• Sugerencia de Copilot:
  • “He identificado 3 correos importantes:
    1. Asunto: ‘Revisión del presupuesto del proyecto X’
       De: [Nombre del remitente]
       Razón: Contiene documentos adjuntos y menciona un plazo de entrega.
    2. Asunto: ‘Cambio en el cronograma del proyecto X’
       De: [Gestor del proyecto]
       Razón: Alta prioridad marcada por el remitente.
    3. Asunto: ‘Reunión de seguimiento: Proyecto X’
       De: [Equipo de trabajo]
       Razón: Programada para hoy.”*

Beneficio:

Esto permite enfocarte rápidamente en las tareas más urgentes y relevantes.

2. Resumir Hilos Largos de Correos

Explicación

Copilot analiza los intercambios extensos de correos para generar un resumen claro de los puntos clave, decisiones tomadas y tareas pendientes.

Ejemplo

• Escenario: Un hilo de 20 correos entre el equipo discute los detalles del lanzamiento de un producto.
• Prompt a Copilot:
  “Resumir el hilo de correos titulado ‘Planificación del lanzamiento del producto’.”
• Sugerencia de Copilot:
  *”Resumen del hilo ‘Planificación del lanzamiento del producto’:
  • Puntos clave discutidos:
    1. El lanzamiento será el 15 de febrero.
    2. El presupuesto aprobado es de $50,000.
    3. Las pruebas finales se realizarán el 10 de febrero.
  • Decisiones tomadas:
    • Aprobación del diseño de la campaña.
    • Confirmación del proveedor para el evento de lanzamiento.
  • Tareas pendientes:
    • Redactar el comunicado de prensa (Responsable: [Nombre]).
    • Revisar el diseño final del producto antes del 8 de febrero.”*

Beneficio:

Reduce el tiempo necesario para leer hilos largos y proporciona una visión clara de lo que se ha discutido y lo que falta por hacer.

Consejos para Maximizar la Gestión con Copilot

1. Prioriza palabras clave o temas: Proporciona términos específicos para identificar correos prioritarios.
   • Ejemplo: “Busca correos con la palabra ‘urgente’ enviados por [Nombre del remitente].”
2. Configura filtros personalizados: Copilot puede ayudarte a clasificar correos por categorías automáticamente.
   • Ejemplo: “Clasifica los correos de esta semana por prioridad alta, media y baja.”
3. Pide resúmenes detallados o breves según sea necesario:
   • Ejemplo: “Haz un resumen en 2 oraciones.” o “Proporciona un resumen detallado de las tareas pendientes.”