Resúmenes de reuniones
Uso de Copilot en Teams para Resúmenes de Reuniones
Copilot en Teams transforma la dinámica de las reuniones al generar resúmenes automáticos en tiempo real y al identificar tareas clave durante las discusiones. Estas capacidades mejoran la productividad al capturar la información más relevante y organizarlas en acciones concretas. A continuación, se explican estas funcionalidades con ejemplos prácticos:
1. Generar Notas Clave de Reuniones en Tiempo Real
Explicación
Copilot analiza la conversación durante la reunión para destacar puntos importantes, decisiones tomadas y temas pendientes. Las notas se generan automáticamente y están disponibles al final de la reunión.
Ejemplo
- Escenario: Durante una reunión semanal, se discuten avances del proyecto, problemas encontrados y soluciones propuestas.
- Prompt a Copilot:
“Genera un resumen de esta reunión.” - Sugerencia de Copilot:
- Resumen de la reunión:
“Reunión semanal del proyecto X:- Avances:
- Finalización del diseño inicial.
- Pruebas de usuario completadas en un 80%.
- Problemas:
- Retrasos en la entrega de recursos gráficos.
- Necesidad de capacitación adicional para el equipo de QA.
- Decisiones tomadas:
- Se extenderá el plazo de entrega 2 semanas.
- Aprobación para contratar un diseñador freelance.
- Tareas pendientes:
- Crear un plan de capacitación para QA (Responsable: [Nombre]).
- Coordinar la contratación del diseñador freelance (Responsable: [Nombre]).”*
- Avances:
- Resumen de la reunión:
Beneficio:
Evita la necesidad de tomar notas manualmente, permitiendo a los participantes concentrarse en la discusión.
2. Crear Tareas Automáticamente a Partir de Discusiones
Explicación
Copilot identifica automáticamente tareas mencionadas durante la reunión y las asigna a los responsables indicados, integrándolas en herramientas como Planner o To-Do.
Ejemplo
- Escenario: Durante la reunión, se mencionan varias tareas necesarias para avanzar en el proyecto.
- Prompt a Copilot:
“Captura las tareas discutidas y asigna responsables.” - Sugerencia de Copilot:
- Tareas creadas:
- “Actualizar el informe de progreso del proyecto.”
- Responsable: [Nombre].
- Fecha límite: 20 de enero.
- “Revisar las propuestas de diseño gráfico.”
- Responsable: [Nombre].
- Fecha límite: 18 de enero.
- “Planificar la presentación del cliente.”
- Responsable: [Nombre].
- Fecha límite: 25 de enero.
- “Actualizar el informe de progreso del proyecto.”
- Tareas creadas:
Beneficio:
Asegura que las acciones discutidas durante la reunión se documenten correctamente y que nadie pierda de vista sus responsabilidades.
Consejos para Maximizar los Resúmenes de Reuniones con Copilot
- Especifica el enfoque del resumen: Indica si deseas destacar decisiones, tareas o ambos.
- Ejemplo: “Resume solo las tareas asignadas durante esta reunión.”
- Usa palabras clave para facilitar la tarea: Copilot puede identificar automáticamente frases como “necesitamos hacer” o “hay que revisar.”
- Integración con otras herramientas: Solicita que las tareas se sincronicen con Planner, To-Do o cualquier herramienta de gestión que uses.
- Ejemplo: “Agrega estas tareas a Planner y envía recordatorios automáticos.”
Transcripciones de Reuniones
Descripción: Copilot ofrece transcripciones detalladas de las reuniones en tiempo real o después de finalizadas. Estas transcripciones incluyen todo lo dicho, con atribuciones a cada participante para un seguimiento claro.
Funcionalidades:
- Transcripción en tiempo real: Los participantes pueden seguir la conversación en formato escrito mientras ocurre.
- Etiquetas de participantes: Cada intervención se registra con el nombre del hablante.
- Búsqueda en la transcripción: Los usuarios pueden buscar palabras clave o temas específicos en la transcripción.
Ejemplo:
Durante una reunión de equipo, Copilot transcribe:
- María: “Revisemos el presupuesto para la campaña.”
- Juan: “El diseño estará listo para la próxima semana.”
- Carlos: “Asegurémonos de que el mensaje esté alineado con la marca.”
Esta transcripción facilita compartir los detalles con quienes no asistieron y permite buscar temas específicos, como “presupuesto” o “diseño”.
Preguntas y Respuestas Generadas
Descripción: Para quienes no pudieron asistir a una reunión, Copilot puede generar respuestas a preguntas comunes basadas en la transcripción y el resumen.
Funcionalidades:
- Preguntas automáticas: Responde preguntas como “¿Cuáles fueron las decisiones tomadas en la reunión?”
- Enlaces contextuales: Proporciona enlaces a partes relevantes de la transcripción o el resumen.
Ejemplo:
Si alguien pregunta:
- “¿Qué se decidió sobre la fecha del lanzamiento?”
Copilot podría responder:
Respuesta: “Se decidió que el lanzamiento será el 15 de febrero. Para más detalles, revisa el minuto 32 de la transcripción.”
6. Personalización de Informes
Descripción: Los informes generados por Copilot pueden personalizarse según las necesidades del equipo, seleccionando solo las secciones relevantes.
Funcionalidades:
- Filtros: Los usuarios pueden elegir incluir solo decisiones, tareas o puntos clave.
- Formato flexible: Exporta los informes en diversos formatos como Word o PDF.
Ejemplo:
Un líder de equipo podría solicitar un informe que solo incluya las tareas asignadas:
- Tarea 1: María revisará el presupuesto.
- Tarea 2: Juan diseñará el anuncio.
- Tarea 3: Carlos verificará el mensaje de la campaña.
Beneficios Generales del Uso de Copilot en Teams
- Ahorro de tiempo: Reduce el esfuerzo necesario para documentar reuniones.
- Mayor organización: Asegura que todas las decisiones y tareas se registren y asignen correctamente.
- Colaboración efectiva: Los resúmenes y tareas están disponibles para todos los participantes inmediatamente.